Com gestionar el correu corporatiu?

Aquesta entrada està pensada per al sistema de correus de les entitats de la Coordinadora d’Educació al Temps Lliure.

La bandeja col·laborativa del correu corporatiu ens permet compartir l’estat dels projectes, assignar tasques i fixar converses per a tornar a elles de manera més fàcil i ràpida.

TOTES LES CONVERSES AMB EL CORREU CORPORATIU

Per a poder aprofitar-nos del potencial del correu hem de complir la següent màxima

“A partir d’ara, totes les converses en les quals es parle en nom de l’entitat han de fer-se amb el correu corporatiu”

L’email personal passa a ser només per a temes personals. Tota relació amb alumnat, professorat, personal contractat, voluntariat, serà amb l’email corporatiu … Recorda, sempre que parles en nom de l’entitat amb el correu corporatiu. Així la resta de l’equip estarà al dia de tot, ens assegurem que caiga el menys volum de feina i la possible marxa d’una persona de l’equip no paralitza l’entitat.

PER ON COMENCEM?

Et deixem els passos a seguir per a dominar el tema:

  1. Ves al grup relacionat amb el correu, clicant als nous puntets del perfil és fàcil accedir a Grups

2. Panell de control de tots els grups de què formes part.

I des d’on pots controlar el nivell de subscripció que tries. Ací et recomanem dos opcions:

A- si t’acostumes a entrar a la safata del grup, et recomanem clicar a l’opció cap correu electrònic. Així la safata personal estarà més buida

B- si penses que et costarà entrar els primers dies, deixar l’opció de “cada correu electrònic” així t’assegures no perdre res d’informació. Però recorda, que igual has de respondre en nom de l’entitat amb el correu corporatiu.

3. Clicant damunt del grup, pots accedir a la safata col·laborativa. Al clicar sobre un email, s’activen les funcions de gestió. Revisarem una a una. És important pactar amb les altres persones membre del grup aquests aspectes per a ser més efectives.

  • Funció Assigna-me-la , designa que aquesta línia de correu és responsabilitat teua.
  • Assigna-la a algú. Una persona pot assignar el correu a una altra responsable de la tasca. Sempre és recomanable que una persona de l’equip siga la responsable d’assignar les converses, per tal de no carregar totes amb tot. A la persona li arribarà un email amb l’assignació feta.
  • Suprimeix l’assignació, en qualsevol moment es pot tornar enrere i canviar les assignacions fetes. Però ves en cura, que els canvis d’assignació arriben a les persones de l’equip i si hi ha molts canvis pot haver-hi un poc de jaleo que hem d’evitar.
  • Després ens dóna opció respecte a l’estat de la conversa: Completada, duplicada o cap acció necessària.
  • Les següents accions possibles són molt intuïtives: Destacar, marcar com a llegit i denunciar ús abusiu.
  • En l’últim bloc no ho utilitzarem, ens permet assignar etiquetes, esborrar missatge o bloquejar conversa. Les etiquetes no acabem de vore la seua potència, investigarem un poc més, per ara no cal usar-les. Suprimir la conversa no ho farem servir, ja que ens interessa tindre tots els correus que arriben i no perdre l’historial.

COM CONTESTE ALS EMAILS QUE TINC ASSIGNATS?

Sempre des de la safata col·laborativa.

Per enviar un nou email, clicar a nova conversa i per afegir a persones destinatàries cal clicar el Cc.

REVISIÓ DE FUNCIONAMENT EN CADA EQUIP DE TREBALL

Seria recomanable que de manera periòdica es poguera analitzar el funcionament que els diferents grups estan duent del correu, per tal de millorar i estudiar possibles millores en el seu ús.

Sabem que començar una nova eina ens costa, però utilitzar aquest tipus de ferramenta col·laborativa té moltes avantatges que no podem deixar passar!

¿Te ha resultado útil??

1 / 0

Deja una respuesta 0

Your email address will not be published. Required fields are marked *