Com es gestionen les despeses d’activitat dels centres juvenils

Com a professional del centre juvenil, forma part de les teues tasques preveure quins materials necessita el teu espai per al funcionament diari i l’execució de les activitats. Per això, és important que abans d’improvisar, revises la teua programació i sobre la base d’ella seguisques els següents passos.

1.Elaboració del pressupost

1.1 Revisió de la programació i dels materials: Revisa aquells materials que tens i quins et falten, i elabora el pressupost segons el model que trobaràs al Drive de PROFESSIONALS, a la carpeta LLIBRES DE COMPTABILITAT per a tot el trimestre.

1.2 Per a dissenyar bé el pressupost, ajusta els preus i les quantitats el màxim possible: Busca info a Internet o a les botigues on fas les compres dels materials per ficar el seu preu real i no una aproximació. Quan més ajustat és el pressupost, més aprofites la quantitat de la que disposes (Recorda que un pressupost efectiu és aquell que al acabar el periode d’execució d’activitat ha variat, com a molt, en un 20%). La quantitat de la bestreta ho indicarà el personal tècnic al principi de curs.

1.3 Indica quin tipus de despesa és segons la llegenda que trobes al mateix model i fes un pressupost exacte de la quantitat de la que disposes al centre.

1.4 Aquest pressupost s’enviarà a l’equip tècnic de l’entitat, per supervisar que el tipus de despesa pressupostada és la correcta abans de començar les activitats trimestrals. El nom que se li assignarà a l’Excel entregat serà aammdd_NomCJ_XTRIM

1.5 Les dates dels trimestres per a dissenyar els pressupostos són:

  • I TRIM  de l’1 de gener al 31 març
  • II TRIM de l’1 abril al 30 juny
  • III TRIM de l’1 juliol 30 setembre*
  • IV TRIM de l’1 d’octubre al 31 desembre*

*Excepcionalment les despeses de setembre poden incloure’s al pressupost del IV TRIM,depenent de si a l’agost es fa o no activitat.

2.Ingrés i despesa de la bestreta

2.1 Un cop el pressupost té el vist-i-plau del personal tècnic, aquest indicarà a la figura d’administració l’ingrés de la bestreta (spolo@casesdejoves.org ), i aquesta ingressarà la quantitat corresponent al núm. de compte facilitat per la persona animadora del Centre Juvenil.

2.2 Una vegada tingues la bestreta és quan pots començar a gastar-la en la compra de materials, i sempre en el que s’ha indicat al pressupost. Potser la teua programació canvie al llarg del trimestre, però abans de comprar alguna cosa que no siga l’indicat a l’inici, consulta al personal tècnic i assegura’t que tot està en ordre.

3.Justificació de la bestreta

3.1 Tota despesa s’acreditarà amb la corresponent factura, amb les dades de l’entitat clares. A les factures, han d’aparéixer també la següent info:

  • Dades completes de l’establiment/autònom que factura. Aquests és:
  • Nom o Raó social.
  • CIF/NIF/NIE (CIF es cas d’empresa i NIF per a una persona física/autònom)
  • Direcció completa
  • Número de factura: Ha de posar-ho explícitament. Una factura pot fer referència a un tiquet, albarà, comanda, etc per què l’establiment puga fàcilment localitzar l’origen de la factura, però sempre tindrà un número de factura que posarà explícitament. ( Atenció, ja que un albarà, ticket o factura simplificada NO ES UNA FACTURA)
  • Data de facturació: És important saber que no té perquè coincidir amb la data de pagament o de compra. La data indicada serà en la qual ens han fet la factura.
  • Dades completes de facturació. Aquestes són: Federació de Cases de Joventut de la CV, CIF: G96355649 (Carrer José Luis Lazkanoiturburu Korkostegi, 14. CP: 46940 Manises-València).A vegades és molt llarg i es posa alguna abreviació. No és un problema sempre que el CIF estiga bé.
  • Article: Descripció de l’article, com una quantitat i el seu preu. El correcte, a més, seria que vinguera indicada la base imposable i l’IVA que se li ha aplicat amb el seu percentatge
  • Import: S’ha d’indicar tant l’import de cada article en la seua línia corresponent com l’import total (amb IVA inclòs).
  • Forma de pagament: Efectiu, targeta o transferència bancària.

Sempre hem de guardar i adjuntar el tiquet de pagament al costat de la factura, perquè a vegades sense el tiquet, la factura per si sola no és vàlida per a justificar el seu pagament.

3.2 La informació referent a les factures anirà recopilant-se al Llibre de comptabilitat corresponent al projecte i a l’any en curs. El Llibre de comptabilitat està situat dins del drive: 1 COMÚ PROFESSIONALS → LLIBRES DE COMPTABILITAT

3.3 La relació de factures en format Excel, junt a la recopilació de factures original s’entregarà als seminaris de professionals un cop al mes.

4.Pagament de les factures

Sempre intentarem, com a primera opció, pagar per transferència. Si no és possible, des de les seus tenim un compte de PayPal per a entitats, amb la qual és perfectament vàlid pagar i que no hi haja cap problema. Ho intentarem com a segona opció.


Finalment, si cap d’aquestes opcions és viable, ens queda pagar efectiu. En aquests casos, necessàriament, hem de tindre una factura que pose explícitament “pagat”, i si és possible (no sempre es pot i en pocs llocs és obligatori per a justificar), una signatura i segell amb el nom de la persona que ens va atendre. Hem d’adjuntar el tiquet amb aqueixa factura.


També hem de tindre en compte que, en alguns llocs a l’hora d’entregar una
justificació de despeses, pagar 100€ o més en efectiu no està permés, per la qual cosa hem de plantejar-nos la possibilitat de canviar d’establiment.

5. Altres dades a tindre en compte

  • Les factures de professionals (porten IRPF) han de ser comunicades perquè tenen un tractament especial (que no interfereix en res per a la vostra justificació de despeses però sí per a l’Ajuntament en qüestió, i les declaracions d’impostos trimestrals). Això inclou col·laboracions, si n’hi ha.
  • -Els béns inventariables no estan, generalment, inclosos en els convenis, per la qual cosa cal tindre molta cura a l’hora de realitzar compres d’aqueix estil (p.e., impressores, ordinadors, taules, etc. En definitiva alguna cosa que podem usar diverses vegades i està previst que dure més d’un any). Si necessites materials inventariables, consulta abans.
  • -Molt de compte amb les “factures” dels basars i de llocs com Amazon, on moltes vegades es torna molt difícil poder aconseguir factures, i si una despesa que tenim no compleix la condició de factura, no es permetrà incloure’l en la relació de despeses. A vegades és convenient canviar de lloc encara que siga una mica més car per a assegurar-nosque la despesa que tenim tindrà una factura totalment vàlida.
  • En la mesura que siga possible, intenta fer les teues compres en comerços locals, cooperatives… Amb productes de proximitat i de comerç just. ( P.e., cerca alternatives a Mercadona com Consum, o supermercats locals). Hem de ser coherents amb el nostre ideari i les nostres praxi professional han d’anar concorde a això. Si eduquem adolescents en la cura del medi ambient i la justícia social, comprar en Amazon no hauria de ser una opció llevat que siga imprescindible i no existisquen alternatives.

¿Te ha resultado útil??

1 / 0

Deja una respuesta 0

Your email address will not be published. Required fields are marked *